XX综合档案管理系统根据电子档案的收集、管理和利用的管理流程，提供了建库、数据录入、原件扫描采集、移交归档、数据导入导出、报表打印、统计、档案编研、档案销毁、库房实体管理、脱机保管、实物借阅、在线借阅、监控报警以及电子档案浏览、下载、打印等完整、高效、安全、易用的档案管理基本功能，还提供选配功能提高系统录入、查询效率并保证系统安全。下面从档案管理的业务角度进行信息收集、管理、保存、信息利用、业务维护、系统设置和安全设置进行介绍：
信息收集部分包含建立文档库、接口录入、数据录入、导入导出、移交归档等功能。接收不同来源的档案数据：可以通过接口接收其他系统的数据；通过控件直接录入档案数据；通过扫描设备等直接录入电子文件；通过导入、导出功能实现历史数据的导入；通过移交归档实现临时档案到正式档案的归档。
3.1.1建立文档库
综合档案管理系统以文档库的方式存储数据，从业务过程上分为文件库、预归档库和档案库三大类。
1）文件库下的文档库主要用于收集和管理数据文件，包括上级机关下发的文件、单位发出的文件以及从OA系统中收集到的数据。此分类下包括收文库、发文库、移交记录库等数据库。收集到的数据文件可以移交到预归档库中对应的文档库中进行整理，也可以不移交，保留在当前库中。
2）预归档库下的文档库主要用于接收和管理由文件库移交过来的文件和资料，包括待归档文件和不归档文件以及退回的文件。数据整理后，可以归档到档案库中保存。此分类下包括：传统文书、新文书、科技、基建、会计、光盘、录音、录像、设备、实物、照片、图书以及用户自定义的文档库。
3）档案库下的文档库主要用于保管正式档案信息。此分类下包括：传统文书、新文书、科技、基建、会计、光盘、录音、录像、设备、实物、照片、图书以及用户自定义的文档库。
由于数据信息来源不同，数据的多元化以及客户的特殊需求，使得文档库结构需要根据实际情况进行灵活多样的变化。综合档案管理系统提供两种建立文档库的方式：新建文档库和定制文档库，以及合理化规范数据库的新建节点功能。
3.1.1.1建立文档库
系统提供固定的库模板，包括收文库、发文库、传统文书、新文书、科技、基建、会计、光盘、录音、录像、设备、实物、照片、图书等档案专用库模板，便于用户快捷建立文档库。
3.1.1.2定制文档库
定制文档库是根据用户实际需求建立新库。根据定制的代码表、数据结构，灵活建立适应客户需求的文档库。
3.1.1.3建立节点
节点用于对文档库进行分类，可以根据实际需要进行建立，将属于同一类型的文档库建立在一个节点下。节点下可以再建立节点，没有数量限制。通过节点把文档库组织起来以目录树的形式友好的展示给用户。
3.1.2数据录入
3.1.2.1目录著录
用户使用此功能进行案卷、卷内、文件等信息条目的录入工作。系统提供两种录入形式（表格、分页）、代码选择、信息复制、流水号提取、信息自动提取、查重（支持关联查重）、批量修改等操作，提高录入的工作效率，减少录入的工作强度。
1）录入形式
系统提供表格和分页两种录入形式。表格形式可以在同一页面同时增加修改多个条目信息，便于用户使用进行数据的比较录入。分页形式每页显示一个条目信息，用户可以像书签翻页一样有针对性一页一页录入条目信息。
2）代码选择
系统将有规律的字段信息形成代码列表和代码树（例如：保管期限），在录入页面中，此类字段会自动产生下拉列表和下列树，供用户选择录入。
3）信息复制
系统可以根据表达式设置获得当前记录其他字段信息或其他库中记录的指定字段值。
4）流水号提取
系统根据规则自动或手动提取流水号，生成件号、档号等。
5）信息自动提取
系统根据规则生成主题词、档号、创建时间、页数等字段对应的信息。
系统通过识别图片自动提取图片中文字信息，添加到对应字段上。
系统直接提取CAD图纸文件中的信息，添加到对应字段上。
6）查重
系统提供自动查重功能，如果有重复信息，系统会给出记录重复提示。除了标准条目查重外，系统还提供关联查重，可以根据设置检查字段间的关联唯一性，重复会给出友好提示。
7）批量修改
系统可对用户选择的一批数据进行统一修改，即用户根据自己实际需要使用批量修改功能统一自动修改条目内容（包括加前缀、后缀、替换中间内容等）。
3.1.2.2文件扫描
系统提供文件扫描功能对文件进行扫描录入，支持批量扫描和单页扫描，支持单双面扫描，并根据设置的前缀信息自动生成文件名称。
3.1.2.3电子文件挂接
1）单个电子文件上传
在录入记录时，选择电子文件直接上传到服务器，并建立与记录之间的对应关系。
2）批量上载挂接
系统提供批量上载挂接功能，将多个电子文件上传到服务器生成记录，并根据文件命名规则，建立与父记录的挂接关系。
3）条码识别挂接
条码识别挂接功能是在对纸质文件进行扫描时自动识别纸质文件上的条码，根据条码系统自动将扫描的电子文件挂接到对应的条目下。
3.1.2.4版本管理
版本管理记录数据变更信息，形成历史记录。便于用户追溯历史信息。版本管理功能还提供检出、检入、取消检出、查看版本记录功能，用于维护版本记录。
3.1.3移交归档
移交归档是档案管理重要的操作流程。兼职档案管理员收集整理数据后，将需要移交的数据移交到预归档库。档案管理员整理预归档库中的数据记录，不合格文件退回到文件库，合格的数据进行保管期限划分、组卷、编号等数据整理，将数据归档到正式档案库，形成正式档案。用户可以根据权限查看档案记录。
3.1.4整理组卷
3.1.4.1编号
用户通过手工调整案卷号、件号等信息后，系统自动根据年度、保管期限、分类、件号等信息进行排序显示。用户可以通过编号功能，生成档号或其他所需的案卷流水号信息。
3.1.4.2组卷、拆卷
1）手工组卷
用户使用手工组卷功能，可以将文件记录插入到指定案卷下，形成卷内目录。在没有案卷记录的情况下，用户可以选择文件后直接进行立卷，添加案卷信息后，文件自动添加到案卷下形成卷内目录。
2）自动组卷
系统提供自动组卷功能，根据用户设置的组卷条件，将文件记录自动添加到案卷下，形成卷内目录。
3）拆卷
用户可以选择案卷进行拆卷操作，将卷内目录拆离开，以便进行重新组卷。
3.1.4.3数据导入、导出
1）数据导入
将外部数据按照规则导入到综合档案管理系统中。导入功能支持导入xml、txt、mdb、xls、dbf、ods等多种文件格式。数据导入功能支持将其他数据库中的数据导入到当前系统中。系统根据设置的对应关系，使不同结构的数据之间可以相互转换。数据导入时，支持覆盖导入和生成新记录两种方式。
2）数据导出
将系统中的数据按一定规则导出，导出的数据格式为国家档案局规定的标准格式以及xml、xls、ods、txt、mdb、dbf等。数据导出时，支持覆盖导出。
3.1.5报表打印
系统提供制作好的报表模板，用户根据需要选择对应封面、全引目录、备考表等报表模板进行打印。此功能提供打印预览、打印和生成文档三个功能。打印预览可以预览打印结果。打印和生成文档支持多模板批量打印和生成文档。
3.2.1借阅管理
1）实物借阅登记
档案管理员检索到允许借阅的案卷或文件，对借阅的案卷或文件进行登记，登记借阅者、借阅目的、借阅日期、利用天数、借出数量等信息。允许一次性借出多条案卷或文件，逐一进行登记。
2）借阅归还
档案管理员在借阅库中检索欲归还的案卷或文件记录，对案卷或文件进行登记，更改登记状态为已归还并记录归还日期。
3）借阅催还
档案管理员可以对“已到期”的借阅记录进行催还，催还方式分为邮件、手机短信、系统消息和打印催还单四种，可以同时选择多种催还方式通知借阅者归还借阅的案卷或文件。
4）借阅设置
借阅设置用于设置案卷或文件允许借阅的期限，默认为1个月，可以根据用户的实际借阅期限在此进行设置。超过设置借阅期限的记录，系统会自动将其设置为“已到期”状态，由档案管理员执行催还操作。
5）借阅统计
系统提供多种统计方案，系统管理员可以根据需要进行统计，并打印统计结果，下载统计图表（图表支持2d、3d的柱图、饼图、曲线图等）。针对借阅，统计方案如下：
l 按借阅人统计：统计借阅者在某一时间段内借阅档案的个数。可以指定借阅人进行统计。
l 按时间统计：统计在某一时间段内被借阅的所有档案个数，以及各自档案的个数。
l 按档案统计：统计某一时间段内某个档案被借阅的情况，包括档案被借阅人借阅的次数。
l 按借阅目的统计：统计某一时间段内被借阅的所有档案各自对应不同目的的累计次数,这样可以统计出档案的用途，测评档案的实际应用利用率。
l 按借阅频率统计：统计某一时间段内被借阅的所有档案各自的累计次数,这样可以评测档案利用价值的高低。
l 按操作者统计：统计某一时间段内借阅管理员共借出的档案个数。
除了固定方案之外，档案管理员还可以根据实际需要设置统计条件进行统计。
3.2.2档案保管
对档案的实体进行保管，包括鉴定销毁、升级保管、重新归档、销毁还原、清除、统计等功能。
3.2.2.1建立销毁库
建立销毁库，可以通过新建文档库功能，选择“销毁库”模板建立销毁库，销毁库用于存放档案的销毁记录，被销毁的档案在此处查询到，并允许档案管理员进行还原或清除，以及统计销毁信息。
3.2.2.2鉴定销毁
鉴定销毁用于鉴定出欲销毁的档案记录。系统根据保管期限和归档日期，自动鉴定出需要进行销毁的记录。档案管理员根据鉴定结果打印销毁单，领导审批通过后，将鉴定出的记录进行销毁。
3.2.2.3升级保管
将鉴定后需要进行销毁的记录进行升级保管，不对其进行销毁。系统自动将当前记录的保管期限进行升级。档案管理员根据鉴定结果打印升级保管清单，领导审批通过后，将鉴定出的记录进行升级保管。
3.2.2.4重新归档
将鉴定后需要进行销毁的记录进行重新归档，不对其进行销毁。系统自动将当前记录的归档日期置成当前日期实现记录重新归档。档案管理员根据鉴定结果打印重新归档清单，领导审批通过后，将鉴定出的记录进行重新归档。
3.2.2.5销毁还原
对已经销毁的记录进行还原。档案管理员到销毁库中检索到需要进行还原的记录，将其还原，系统还原此记录对应的原始记录并记录还原状态，档案库中可以看到此记录。
3.2.2.6销毁清除
对已经销毁的记录进行彻底清除。清除后的记录，系统中将不再保存。档案管理员到销毁库中检索到需要进行清除的记录，将其清除。系统清除此记录对应的原始记录并置清除状态。
3.2.2.7销毁统计
系统提供多种统计方案，系统管理员可以根据需要进行统计，并打印统计结果，下载统计图表（图表支持2d、3d的柱图、饼图、曲线图等）。针对销毁，统计方案如下：
l 按人统计：统计销毁人在某一时间段内销毁档案的次数。可以指定销毁人进行统计。
l 按时间统计：统计在某一时间段内被销毁的所有档案次数。
除了固定方案之外，档案管理员还可以根据实际需要设置统计条件进行统计。
3.2.3库房实体管理
3.2.3.1建立库房
可以通过新建文档库功能，选择“库房”模板建立库房库，库房库用于存放档案的实体在实际库房库中位置等记录信息，被放入库房中的档案在此处可以查询到。库房库中可以根据实际需要建立库房、区域、列、节和层。
3.2.3.2入库
选择需要入库的档案记录，将档案记录存放到库房库中指定位置上，并记录档案入库状态。入库后，到库房库中某个位置上，可以查看到当前位置上所有存放的档案记录。
3.2.3.3出库
选择已经入库的档案记录，执行出库操作，系统删除库房库中对应的记录。
3.2.3.4库房示意图
库房示意图，用于显示库房中存放的档案信息。可以查看库房、区域、列、节、层上的分类情况，使用情况和环境情况。对库房库进行监控。
3.2.3.5密集架控制
密集架是由各个列组成，即密集架中可以自由移动的部分，可以根据实际需要有管理员控制移动密集架位置。（需与硬件进行接口集成）
3.2.3.6库房统计
系统管理员可以根据需要定制统计条件进行统计，并打印统计结果，下载统计图表（图表支持2d、3d的柱图、饼图、曲线图等）。针对库房，可以方便的统计出各库房的各类档案存储数量等。
3.2.4脱机管理
3.2.4.1建立脱机存档库
可以通过新建文档库功能，选择“脱机存档库”模板建立脱机存档库，脱机存档库用于记录脱机介质信息，包括名称、容量、已存容量、剩余容量等。管理员可以将脱机记录中档案记录统一脱机保存到本地光盘或本地磁盘中。
3.2.4.2脱机保管
此功能用于将脱机存档库中存放的档案记录保存到本地磁盘上。用户选择指定磁盘，将档案记录下载到指定磁盘上。可以将保管下来的文件存入光盘中保管或上报。在任何终端中，使用脱机数据目录中的浏览程序ECPRun.exe可以脱机查阅相关文档信息及电子原件内容。
3.3.1检索
3.3.1.1模糊检索
选择指定类型，输入想要检索的字符，系统会自动在当前指定类型的所有字段查询出符合条件的所有记录，并将记录返回给用户。支持跨库模糊检索。检索后系统会自动记录检索条件，方便用户进行第二次检索。
3.3.1.2属性检索
选择指定类型，在需要检索的属性字段上输入想要检索的字符，系统会自动在当前指定类型中按照属性字段条件查询出符合条件的所有记录，并将记录返回给用户。支持跨库属性检索。检索后系统会自动记录检索条件，方便用户进行第二次检索。
3.3.1.3高级检索
选择指定类型，根据需要构造检索条件，可以便捷的修改和删除条件。系统会根据当前构造的检索条件查询出符合条件的所有记录，并将记录返回给用户。支持跨库高级检索。检索后系统会自动记录检索条件，方便用户进行第二次检索。
3.3.1.4深入检索
通过“模糊检索”、“属性检索”或“高级检索”后，在检索的结果中，进行再次检索，缩小检索范围，支持多次检索。
3.3.1.5全文检索
全文检索通过分析技术快速检索电子文件内容和条目数据字段中的内容。支持检索htm、html、asp、txt、doc、pdf、ppt、xls和wps等文件格式。（详见选配模块中全文检索组件说明）
3.3.2档案编研
档案编研方便用户对文献原文进行整理。系统主要从以下两个方面实现：
1）专题记录
记录一些与“档案编研”相关的文档（如：大事记、组织沿革等），文档以条目方式记录。根据用户实际需求设置编研专题，将同一专题相关的文档归纳在此专题下，以方便用户查阅和管理。
2）文件汇编
将用户所需要的资料打印或下载下来以便用户使用。每个用户使用系统管理的文件类型也大不相同，可能同一个专题下所存储的附件种类也不尽相同（如：可能同时存在pdf、word、cad等文件）。系统为满足大多数用户的需求，使用户操作更灵活，因此提供两种方式的文件汇编：一种是按用户设置的模板生成封面和目录并将用户选择的所有文件及附件打印出来，另一种是生成封面和目录后将所有附件下载到用户指定的位置。
3.3.3在线借阅
1）借阅申请
不同用户可以选择自己需要的档案记录进行在线借阅申请，可以选择审批人，借阅期限和审批权限等信息。申请需要的权限（例如：浏览、下载、打印等）。
2）借阅审批
档案负责人审批借阅申请，如果同意申请，系统会自动给予申请人其申请的权限。
3）借阅查询
档案负责人可以通过此功能查看借阅者要借阅的档案，审核是否允许其进行借阅。
3.4.1代码维护
用于维护有规则意义的代码信息，由业务管理员统一定义维护，包括代码表定义、新增代码、修改代码、删除代码、复制、剪贴、粘贴以及代码表的导入和导出，方便业务管理员管理代码表。代码表可以定义一级代码和多级代码表两种。一级代码表中可以定义保管期限类代码值；多级代码表可以定义分类号之类的有层次或包含关系的代码值。
3.4.2文档类型维护
用于维护定制文档库时需要的文档类型，由业务管理员统一定义维护，包括新增、修改、删除、复制、剪切、粘贴以及业务类型的导入和导出，方便业务管理员管理文档类型。在文档类型中可以定义字段名称、类型、空标识、唯一性标识、大小等信息。
3.4.3主题词维护
用于维护主题词信息，由业务管理员统一定义维护。可以新建、导入、修改主题词。方便用户在录入时提取文件信息中的主题词。
3.4.4图标管理
用于维护系统中需要的图标信息，由业务管理员统一定义维护。业务管理员可以上传、修改需要的图标。此处维护的图标，可以在定制、修改文档库或文档类型时进行选择使用。例如文档库的图标和打开图标，都是从图标库中获得的。
3.4.5字段对应规则
业务管理员使用此功能配置字段信息，可以选择两个文档库中类型进行字段匹配，字段按名称进行自动匹配。目前此功能用在移交归档中，系统根据字段对应规则策略进行移交归档。
3.4.6安全策略管理
参见选配功能中安全策略管理说明。
3.4.7文档库模板管理
此功能用于维护系统初始化定义的模板。可以新建/修改模板分类，删除、复制、剪切、粘贴模板分类和模板。此处维护的模板来源有两个，一个是系统自带的数据库模板，一个是用户通过定制、修改文档库后发布的模板。其中发布模板用户可以把定制修改好的数据库模板指定到某一个模板分类下，形成标准库模板，供业务管理员使用。
系统设置用于维护系统信息，包括用户管理、介质管理、全文检索设置和用户监控等功能。
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