Excel电子表格应用技巧对信息化实验室工作效率的提高
冯光①
①沈阳市妇女儿童保健中心，110032，辽宁省沈阳市皇姑区崇山东路74 号
作为Office 办公软件的一个组件，Excel 可以不依赖于其它办公软件单独应用，并且以其强
大的数据处理、图表展示功能在实验室信息化进程中起到不可或缺的作用。此文以Excel 为例说
明一些在计算机中常用而且实用的使用技巧和注意事项，以期对操作人员可以有相当的帮助，进
而提高工作效率。
1 方法
分别在以下系统配置中进行测试：
● Pentium(R) D CPU2.80GHz, 2G 内存，80G 硬盘，Windows XP2002,Office2003
● Inter(R)CPU,512M 内存，120G 硬盘，Windows2000,Office2000
● Inter(R)CPU,512M 内存，120G 硬盘，Windows98,Office2000
● Inter(R)Celeron(R)CPU2.53Hz,256M 内存，250G 硬盘，WindowsXP,Office2002
● Inter(R)Celeron(R)CPU1.80Hz,128M 内存，40G 硬盘，WindowsXP,Office2003
采纳如下具体策略前后，分别记录每条数据信息的处理时间，进行统计学比较:
1.1 文本录入时单元格内换行 在Excel 的单元格中输入文本时，按一下回车键表示结束当前单
元格的输入，光标会自动移到当前单元格的下一个单元格，出现这种情况时，如果你是想在单元
格内分行，则必须在单元格内输入硬回车，即按住Alt 键的同时按回车键，以下用“Alt+回车”
表示。
1.2 输入日期 在Excel 中日期的输入方法也是用斜杠或减号来区分年月日的，比如在单元格中
输入“3/4”或“3-4”，按回车键则显示“3 月4 日”，Excel 会对格式进行分析，如果你输入的
是“13/4”或“13-4”，按回车键后均显示“4 月13 日”，但如果你输入的是“13-45”，则Excel
认为这不是一个日期格式，而是文本格式，所以直接显示文本“13-45”。当单元格中显示M 月D
日时，查看编辑栏，里面实际是Y 年M 月D 日，这个自动赋予的年份就是机器当前年份，换句话
说，你要输入本年度的M 月D 日，只要直接输入M/D 或M-D 就可以了，年份是自动加上的，这可
以在一定程度上提高效率。如果是输入其它年份的日期，则必须把年份也打上才行，比如“Y-M-D”
的格式。
1.3 输入分数 几乎在所有的文档中，分数格式通常用一道斜杠来界定分子与分母，其格式为“分
子/分母”，为了避免将输入的分数与日期混淆，我们在单元格中输入分数时，要在分数前输入“0”
(零)以示区别，并且在“0”和分子之间要有一个空格隔开，比如我们在输入3/4 时，则应该输
入“0 3/4”。如果在单元格中输入“5 3/4”，则在单元格中显示“5 3/4”，而在编辑栏中会显示
它的值“5.75”。
1.4 快速删除空行 不连续的空行单个删除很麻烦，可以利用自动筛选功能来实现，从最上的空
行开始选择操作区域后，菜单[数据]/[筛选]，[自动筛选]，每一列顶部选（空白），[编辑]/[删
除行]，[确定]，所有空行删去，非常方便1。
1.5 不过多使用鼠标 过多使用鼠标，会造成“鼠标手”。鼠标的发明本意是为了使计算机的操作
更加简便，来代替键盘那繁琐的指令。但实际应用中往往差强人意，抛开健康因素，即使从效率
角度看，键盘也会比鼠标带来更高的工作效率，如果能善用鼠标与键盘的组合，则效果更佳。比
如超过满屏的多页文本或单元格选择，使用鼠标单击拖放，往往不能精确定位，而用鼠标单击→
滚轮（或者拖放滚动条）→Shift+单击，这种组合应用就更能精确定位，而且避免鼠标键误击的
烦恼。包括Excel 在内的Office 系列软件有丰富的快捷键组合可以应用，为提高效率起见，下
2
文会介绍一些常用的快捷键组合供大家择用。
1.6 左右手鼠标 为防止长期使用鼠标对手腕的伤害，您可以尝试换另一手使用鼠标，如果觉得
左右键不习惯，可以在[控制面板]/[鼠标]/[鼠标键配置]中切换主要和次要的按钮。这样在左手
用时，食指仍然是主键，中指是辅键，与右手对称，很容易适应。
1.7 冻结窗格 用“冻结窗格”功能来一直显示某一个单元格或者是一行、一列单元格。从而方
便对数据进行比较或者显示表头。 操作方法如下：（1）如果一直显示某一个单元格，可在选中
该单元格右下角的单元格，选择[窗口]/[冻结窗格]菜单命令，这时在工作表中将显示一个十字
线，随意拖动水平和垂直的滚动条时，该单元格都不会移动并一直显示。（2）如果要一直显示某
一行的单元格，可以将该单元格下方一行单元格全选，然后选择[窗口]/[冻结窗格]菜单命令，
会看到该行单元格上有一条加粗的直线，任意拖动水平和垂直的滚动条，直线上方的单元格都会
保持显示。显示某一列的单元格操作与之类似。（3）要取消冻结单元格，可以选择[窗口]/[取消
冻结窗格]菜单命令即可。
1.8 快捷键 快捷键简称快键，Excel 表格的应用中有许多快键可以用，恰当的使用这些快键可
以大大提高工作效率，菜单中所有加下划线的字母可以用Alt 键同时按对应的字母进行快捷应
用，菜单中还有许多菜单项目后有Ctrl+（相应大写字母或数字）的标识，都可以用Ctrl+（相
应字母或数字）进行快捷应用。以下要介绍一些经常要用到的快键，不仅可以在Excel 中应用，
大部分也可以在其它Windows 电脑软件中应用。
1.9 Ctrl+A 全选，Ctrl+C 复制、Ctrl+X 剪切与Ctrl+V 粘贴 按Ctrl+A 后当前表单中全部单元
格被选中，Ctrl+C 复制所选内容，被复制的单元格外框会有闪动的虚线框示意，Ctrl+V 粘贴所
选内容到光标所在单元格， Ctrl+X 剪切所选内容，粘贴后相当于复制粘贴后删除目标源。
1.10 Ctrl+O 打开 Ctrl+O 打开新文档，会显示对话框来选择被打开的文档的路径，在对话框中
操作时鼠标双击与单击后回车确认相当。
1.11 Ctrl+S 保存 第一次使用时会出现保存对话框，提示给定一个保存的路径和文档名字。再
次保存时不再有提示对话框出现，而会有进度条显示保存进度。
1.12 Ctrl+F查找 当选择若干单元格后按Ctrl+F 会出现查找替换对话框，输入具体查找内容回
车后会在所选范围内进行查找。如果没有预选具体单元格范围则查找动作对整个表单进行。
1.13 Ctrl+P 打印 打印前出对话框，有机会调整打印参数，比如打印选定区域，或打印特定的
页数等。
1.14 打印表头 要在数据表格打印时每一页都出现表头可以使用打印表格标题功能，方法是选择
[文件]/[页面设置]/[工作表]菜单命令，可以通过选择表头所在行或列来设置顶端标题行或左边
标题列。以后每次打印都会在每页把标题行或列打印出来，这对于多页报表的打印非常有用。
1.15 行高与列宽 可以用鼠标拖放控制点来粗略地设置行高与列宽，更精确的设置是在[格
式]/[行]/[行高]或[格式]/[列]/[列宽]对话框中设定具体的行高或列宽，数越大越宽，越小越
窄，行高或列宽为0 时会隐藏所选行或列。
1.16 自定义工具栏 选择[工具]/[自定义]菜单命令出现对话框，选中[工具栏]标签，[新建]按
钮可以新建自己的特色订制工具栏，再选[命令]标签，通过拖放各命令按钮到新建的订制工具栏，
可以选不同类别的各种常用命令到你的订制工具栏中，使用时十分方便。
1.17 删除与退格 删除键（Delete）与退格键（B |
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