数据字典是各应用系统正常运行的基础，其准备的充分与否将直接影响上线进度的快慢，以及各应用系统运行后是否顺利。因此，院方应对数据准备阶段的工作给予足够的重视及支持，安排专人负责联系、协调、组织各相关人员，共同完成此
项工作。有关数据准备的内容、方法及有关注意事项说明如下：
内容
数据字典分为两类，一类是符合国家标准的字典，如有关国家名称、地区名称、民族、职称等标准字典，这些字典都有国家标准代号，除非国家标准改变，此字典不允许任意变动。这些字典随系统提供，不需用户准备。第二类是需客户化的字典，需要用户自行准备。此类字典中，有一部分是辅助字典，内容较少，准备起来也相对容易，其用途是辅助制作主字典，如：药品剂型字典、药品单位字典是为了做药品基本信息字典而作的辅助字典等。另一部分便是主字典，如：人事字典、药品基本信息字典、收费项目字典、医嘱字典等。若要作某一主字典，便需先将其对应的辅助字典完成。
当然，并不是所有的子系统均要用到所有的字典。有些字典是基础字典，各个子系统均可能使用到，如：职工主索引、部门科室字典等。而有些则是某个子系统的专用字典，如：单病种字典、单术种字典只在病案子系统中用到，工资项目字典只在财务子系统中用到等。安装某一子系统前，只要将该子系统所需字典准备好即可。
方法
数据准备开始前，医院可派人来公司或我公司派专职工程师到医院，就各个字典的内容及准备方法进行初步培训。医院要积极配合，组织相关人员来学习。具体人员，根据上线子系统而定。
各医院数据准备阶段的情况不尽相同，但不外乎以下三种情况：
一、 医院原来有计算机系统，有自己的一套数据，可经过修改而使用。但一般来说，原有的数据编码规则与现系统的要求不相符合，需重新编制。
二、 我公司随系统给用户一套样本数据，如果用户认为与自己医院的情况比较相似，可以直接修改使用。但对于数据量大的字典不推荐用此方法，建议医院重新做一套自己的数据。
三、 用户根据自己院里的情况，一切重新开始，准备一套适合自己医院、符合现有
软件需要的数据。此过程可分为三个阶段：
1. 数据采集阶段
这个阶段主要是手工采集数据。部分字典内容多而繁杂，采集起来所需时间长，占用人力大，需要耐心认真的对待。在数据采集阶段，有以下几点注意事项：
首先，负责各字典的数据采集的人员应是今后字典的直接或维护人员，并对字典内容有确切把握的，以保证字典内容的准确性与完整性。例如：职工主索引由人事部门来完成，医嘱项目字典应由护理部与各科室协作完成等。
其次，有些字典（如医嘱项目字典）因内容多，工作量大，需要几个人同时采集数据，这便不可避免的会出现数据的重复或遗漏。所以，对于这些字典，在分别数据采集完成后，还应将几份数据放在一起进行整体检查，去除那些重复的数据项目，并尽可能多的将遗漏数据补充完整。
第三，要根据该字典数据结构的要求，对数据进行初步整理，使其符合要求。例如，医嘱项目的名称不得超过24个汉字，若有名称特别长，则需将其简化；药品名称字典中编码的前四位是分类码，后两位是流水码等。对于各字典的编码，需要分类的，可先将类别分好，具体编码待录入微机时再编，有相当一部分编码是机器自动生成的。
最后，对于采集来的数据要编排整理，保留完整，以备将来检查核对用。需要特别指出的是，因从事数据采集的人员与下一步数据录入人员极有可能不是同一人，因此，在书写时，请注意工整明了。
2. 数据录入阶段
数据录入可从医院中挑选有初步计算机知识、打字速度快、准确率高的人员来做，以提高效率，但可能会因该人员对自己录入的数据内容不了解或因数据书写不规范而产生一些错误。在录入过程中，将不断与相应数据采集人员进行交流；也可请数据采集者来录入，发现错误好及时更正，并能够随时处理那些仍然在变化的数据，为将来的维护使用工作打下基础。
数据录入的工具可直接选用系统软件，也可通过其它方法，我们的工程师会根据实际情况为用户提出最佳方案，并对用户进行培训。
因参加数据录入的人员较多，程度不一，数据录入工作完成后，应由专人根据数据采集手稿来检查核对，发现不正确或不准确的地方要及时更正。
3. 数据验收阶段
用户将核对后的数据发往我公司，由工程部的工程师检查数据是否满足系统的要求，有需要修改则及时通知用户作相应改动。此次检查主要是针对数据的结构及编码规则，对于数据具体含义的正确性是用户把关。至此，数据准备工作完成。
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