某IT公司出差管理制度

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出差管理制度

一、国内出差管理办法

第一条        为达成公司经营目标,根据业务需要,公司将调派员工出差或长期派驻外地(公司总部或分支机构所在地以外地区)工作。

第二条        员工出差依下列程序办理:

(一)        为加强公司出差管理,出差须填写“出差/费用申请表”。出差期限由部门主管或公司总(副)经理视情况需要,事先予以确定。如遇特殊情况未及办理出差申请,则在回公司后须立即补办有关手续,方法如下:

不需借款时
1、出差前,须填写“出差/费用申请表”,详尽列示栏目内容,由部门经理或上级领导审批,并在“备用金申请”栏注明“无”。
2、出差结束后,详细填写出差报告。如果计划行程与实际行程有差别,报销前须填写“实际旅行行程”栏;再经部门经理或上级领导审批。
3、报销费用时必须附有出差申请表及出差报告,如无以上两表,财务部有权拒绝予以报销。

需要借款时
1、出差前,须填写“出差/费用申请表”,详尽列示栏目内容,在对应借款币种填写大写人民币金额,由部门经理或上级领导审批。
2、到财务部领取借款后,自留申请表复印件以便报销时使用。
3、出差结束后,详细填写出差报告。如果计划行程与实际行程有差别,报销前须在自留申请表复印件上填写“实际旅行行程”栏,再经部门经理或上级领导审批。
4、报销费用时应附有出差申请表复印件及出差报告,如无以上两表,财务部有权拒绝予以报销。

(二)        各办事处销售人员不需另外填写出差报告,但在员工周报中应详细写明每日工作事项。

(三)        报销出差费用,无论出差时间长短,必须详细填写“差旅费报销单”,并在返回公司后一周内向财务部门报账并结清差旅费借款。超过三周时间未结算借款者,财务部门有权从借款人当月工资中先行扣除,待报销后核发余额。

(四)        长期外驻的员工,在本地已成立公司分支机构并且财务运作正常之前,可申请长期差旅费借款。出差时间超过一个月时出差费用每月必须报销一次。

第三条        出差时间的批准权限规定如下:

(一)        国内出差:一周以内由部门主管批准,一周以上由总(副)经理批准。部门主管及经理以上人员一律由总经理批准,长期驻外由总经理与董事长共同批准。
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